E-mailberichten verwerken tot acties
Als het even niet uitkomt om gegevens direct in OmniFocus in te voeren (bijvoorbeeld als u achter de computer van een andere gebruiker zit), kunt u een speciaal opgemaakt e-mailbericht naar uzelf sturen, dat op een later tijdstip door OmniFocus kan worden verwerkt. Gebruik om dit op te zetten het voorkeurenpaneel voor OmniFocus Mail.
Om e-mail-verwerking in te schakelen, vinkt u het aankruisvak Voeg een Mail-regel toe om OmniFocus-acties aan te maken aan.
Wanneer een Mail-regel is toegevoegd, kunt u OmniFocus vertellen naar wat voor soort berichten het moet zoeken. Eén manier is te zoeken naar berichten met +omnifocus voor het @-teken in het adres van de geadresseerde, zoals in cornelius+omnifocus@omnigroup.com. Als uw e-mailservice correct is ingesteld voor dit soort adressering, zal het bericht in de correcte mailbox belanden, alsof het plusteken en het extra woord er niet stonden. Zij doen dienst als label voor speciale verwerking. Een andere manier is zoeken naar berichten waarvan de onderwerpregel begint met speciale tekens, standaard --.
Wanneer u de berichten die OmniFocus verwerkt in een bepaalde mailbox wilt bewaren, selecteert u Bewaar verwerkte berichten en kiest u een mailbox. Anders worden ze gewist.
De lijst Toegestane Van-adressen wordt automatisch gevuld met alle e-mailadressen op de “Ik”-kaart in het adresboek. U kunt meer adressen toevoegen als u voorziet dat u ook vanuit andere accounts OmniFocus-acties naar uzelf zult sturen.
De wijze waarop de berichten worden verwerkt is vrij gedetailleerd en u heeft veel keuzemogelijkheden om uw onderdelen te structureren: Het onderwerp en de hoofdtekst van het bericht worden samengevoegd tot één tekstblok.
De eerste regel en alle andere regels die beginnen met -- (twee streepjes) worden nieuwe acties. Andere regels worden notities bij de voorgaande acties.
Gebruik > (groter-dan-symbool) of :: (dubbele punten), gevolgd door een projectnaam of een afkorting, om een project te specificeren. De dubbele punt is handiger voor iPhone, omdat deze zich op het eerste shifted toetsenbord bevindt in plaats van op het minder goed toegankelijke wiskundige toetsenbord. De projectstring past exact, alsof die was ingevoerd in een projectcel in OmniFocus.
Gebruik @ (at-teken, gevolgd door een contextnaam of een afkorting, om de context te specificeren. Net als projectnamen worden contextnamen exact ingepast, alsof ze in OmniFocus waren ingevoerd.
Gebruik # (hekje), gevolgd door een tijdsexpressie, om start- en vervaldata in te voeren. In e-mailberichten kunt u dezelfde uitdrukkingen gebruiken als in OmniFocus (morgen, 9-30-2008, 2w, enz.). Als er slechts één datum is, wordt deze geïnterpreteerd als zijnde de vervaldatum. Wanneer er twee zijn (elk met hun eigen hekje), dan wordt de eerste de startdatum en de tweede de vervaldatum.
Gebruik $ (dollarteken—tijd is geld), gevolgd door een expressie voor duur (zoals 5m, 1h, enz.), om een geschatte tijd in te voeren; u kunt dezelfde expressies voor duur gebruiken die u normaal in OmniFocus gebruikt.
Om de actie van een vlag te voorzien, gebruikt u ! (uitroepteken) aan het einde van de actietitel.
U kunt ook een notitie toevoegen aan dezelfde regel als actietitel door deze te scheiden met // (dubbele schuine streep). Alles na de dubbele schuine streep wordt een notitie, maar dubbele schuine strepen in een URL zoals omnigroup.com tellen niet mee.
Hier zijn een paar voorbeelden van acties die u naar uzelf kunt sturen: -- Actie
Opmerking opmerking opmerking opmerking opmerking la la la
opmerking la la
-- Nog een actie > Project 2 @ Context 3
Opmerking weeeeee
Er zijn lege regels in mijn opmerking
Dat is leuk
-- Actie 3 > Project 1 @ Context 1 // Opmerkingen op dezelfde regels ook, als je daarvan houdt
-- Actie 4 #vrijdag // Vervalt vrijdag, omdat ik slechts één datum heb ingevoerd
-- Actie 5 #maandag #vrijdag // Begint maandag; vervalt vrijdag.
-- Actie 6 #maandag # / Begint maandag; geen vervaldatum.
-- Actie 7 :: Project 3 // Geschreven op mijn iPhone; dubbelepunten werken in plaats van groter-dan-teken.
--Actie 8>p2@c2#2d$5m//geen spaties of volledige namen nodig